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Kassennachweis

zur Regelung beim Jahreswechsel 2008/09:

Bedingt durch den Übergang auf den Gesundheitsfonds sind Korrekturnachweise in 2009 für 2008 zu erstellen, wenn vorliegt:

o Märzklauselfall oder
o Storno eines Monats aus 2008 oder
o der Dezember 2008 war als Schätzwert abgegeben worden (ein Normalfall).

In diesen Fällen ist unter 'Berichte I', 'Kassennachweis bis 2008', der oder die Korrekturnachweise zu erzeugen und für den Versand mit MeldeFix zu speichern. Die Aktivierung der Korrekturnachweise erfolgt über den Jahresschalter, hier kann eingestellt werden: '2009: Korrekturnachweis 2008' und dann der Monat Januar oder Februar et al., in dem sich das Storno oder der Märzklauselfall ereignete. Mit dieser Funktion ist Korrekturnachweis zu erstellen, dann mit MeldeFix zu versenden und zu überweisen.

Der normale Kassennachweis wird unter 'Kassennachweis 2009' erzeugt. Dieser Bericht enthält automatisch nicht die Werte, die im Korrekturnachweis zu melden sind.

Der vorgezogene Fälligkeitstermin der SV-Beiträge (Zahlungseingang auf dem Konto der Krankenkasse) ist seit 2006 der drittletzte Bankarbeitstag eines Monats. Damit die Krankenkasse bei Bankabzug rechtzeitig die Höhe des Einzugs einstellen kann, braucht sie den Kassennachweis mindestens zwei Tage vorher. Dieser Tag (drei Werktage vor dem drittletzten Bankarbeitstag) für den Versand des Beitragsnachweises ist im LohnFix-Kalender durch das rote Viereck am Rand des betreffenden Tages in jedem Monat vermerkt.

Hinweise

1.	wenn die Firma den Betrag überweist statt ihn einziehen zu lassen (das von uns empfohlene Vorgehen), kommt es nur auf die rechtzeitige Überweisung an, die Termingenauigkeit des Beitragsnachweises ist dann nicht mehr entscheidend!

den Kassennachweis aus Schätzwerten oder Vormonatswerten zu erstellen, ist okay! Genaugenommen beruhen alle Kassennachweise auf Schätzung, weil sich auch im Falle einer frühen Abrechnung bis Monatsende neue Tatsachen ergeben können (etwa: die Belegschaft gewinnt mit ihrem Sammelschein doch den Hauptpreis im Lotto und sitzt seither auf Mallorca, während hier die frühzeitig festgeklopften Löhne aufgebröselt werden müssen ...). Festzuhalten ist, dass keine Notwendigkeit besteht, einen Monat auf 'abgeschlossen' zu setzen, bevor dieser Monat kalendarisch abgelaufen ist und die Informationen über Arbeitszeiten und Verdienste vorliegen. Einen Monat 'in Bearbeitung' lassen hat den Vorteil, dass Abrechnungen aufgehoben und damit gelöscht werden können. Dies bedeutet, eine evtl. Anpassung ist ohne Storno möglich.

Wenn diese Empfehlung umgesetzt wird, bedeutet es allerdings, dass 'die Löhne' zweimal im Monat in die Hand zu nehmen sind: zum ca. 24. eines Monats für den vorfälligen Kassennachweis und bis zum ca. 8. des Folgemonats für den endgültigen Abschluss und die LSt-Anmeldung - nachdem die Abrechnungen an den endgültigen Verdienst angepasst wurden.

Ablauf Bildschirmformular 'Kassennachweis'

Es werden die Ist-Werte des laufenden Monats angezeigt, falls für diesen Monat Abrechnungen vorliegen. Wenn alle Mitarbeiter abgerechnet sind, bleibt es bei diesen angezeigten Werten. Andernfalls können mit dem Schalter 'Vormonatswerte' diese als Schätzwerte geladen werden. Die angezeigten Werte können manuell korrigiert werden. Sie sollten dann einen Kommentar dazu schreiben, damit sich im Falle einer Betriebsprüfung die Änderung nachvollziehen lässt (die Anzeige des Textes erfolgt in MeldeFix). Nach dieser Übernahme und ggf. manueller Korrektur werden die Werte für den Versand mit MeldeFix gespeichert.

Wenn der Text 'Vormonat noch nicht abgeschlossen' erscheint, ist der Status des Vormonats auf 'bearbeitet und abgeschlossen' zu setzen (Schalter 'Abschlussübersicht' an der linken Fensterseite im Hauptbildschirm).

Zur Verrechnung von Erstattungsbeträgen mit den Beträgen auf dem Kassennachweis vgl. Umlagen U1, U2