Wer gibt Auskunft?

Programmwechsel

Betriebssysteme

Programmaktualisierung

Netto auf Brutto-Rechnung

es fehlen Zahlen zu …

keine Umlagenwerte

pauschale Kirchensteuer

Gruppenunfallversicherung

Eingabefelder sind gesperrt

Mutterschutz

Welche Fehlzeit gilt nach der Lohnfortzahlung?

Kassenwechsel – SV-Meldungen ?

Wechsel des Rechtsverhältnisses am Ende des Monats/(= zu Beginn des folgenden Monats)

Wechsel des Rechtsverhältnisses

Was unterscheidet LohnFix

 

Wie oft soll eine Programmaktualisierung durchgeführt werden?

Derzeit wird LohnFix teilweise täglich, evtl. zweimal, aktualisiert.
Bei sehr wichtigen Änderungen stehen diese in der Hilfe, unter ‚Was ist neu?‘.

Die Änderungen in den letzten Wochen/Monaten betreffen:
– redaktionelle oder optische (kleine) Verbesserungen
– Ausweitung des Elena-Verfahrens im Einklang mit den Änderungen dieses
Verfahrens (die Datensätze nicht zuletzt bei Elena sind ein „bewegliches Ziel“ !)
– Anforderungen von einzelnen Kunden für eine spezielle Frage/Problem,
und daher haben wir es nicht für erforderlich gehalten, diese für alle
Kunden zu dokumentieren, auch im Sinne des knappen Zeitbudgets aller.

Wer gibt Auskunft?

Wenn in Fragen zur Sozialversicherung Unsicherheit besteht, dann haben die Krankenkassen als zuständige Einzugsstelle Auskunft zu geben. Hinweis: Die Kassen werden durch einen pauschalen Einbehalt vom SV-Beitrag für diese Arbeit entschädigt. Alle Arbeitgeber zahlen also automatisch für die Beratung durch die Kassen. Wir empfehlen, diese Auskunftsquelle in SV-Fragen zu nutzen.

Mit welchen Programmen funktioniert die Importfunktion?

Die Daten können importiert werden, die vorher aus Lexware 2008 in eine .txt-Datei exportiert wurden.

Um die Stammdaten aus Lexware 2008 zu exportieren, wählen Sie in Lexware: ‚Datei‘, ‚Drucken, ‚Personalstamm‘, ‚Drucken in TXT-Datei‘. Es wird eine Exportdatei erstellt. Diese Datei können Sie in LohnFix importieren durch: ‚Kartei‘, ‚Import‘ und dann den angegebenen Schritten folgen!

Besonderheiten
Die Nationalität des Mitarbeiters ist erneut einzugeben sowie das evtl. Vorliegen der Gleitzone. Der dem Mitarbeiter zugeordnete Krankenkassenname wird ebenfalls importiert. Dies wird nur wirksam, wenn der gleiche Kassen-Kurznamen in der LohnFix-Kassenverwaltung eingegeben wird.

Ein Export aus Lexware 2009 verteilt sich auf mehrere Dateien und ist dadurch erschwert (Stand Feb. 09).

Umgekehrt: Wie funktioniert die Exportfunktion?

Falls es Gründe zum Wechsel gibt, sollen LohnFix-Anwender die eingepflegten Stammdaten keineswegs verlieren (sie gehören dem Anwender und nicht dem Softwarehersteller). Die Daten aus LohnFix können unter ‚Kartei‘, ‚Export‘ in eine XML-Datei exportiert werden. Diese Funktion macht es einem Drittpogramm leicht möglich, die Daten aus einer LohnFix-Lohnkartei zu importieren.

Hinweis:
a) andere Programme bieten keine Exportfunktion (warum bloss …?)
b) es gibt Programme, in denen für die Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung Jan-Dez das Update des Folgejahres benötigt wird! Diese Taktik bleibt dem Anwender verborgen und dient allein dem Zweck einer ‚intensiven Kundenbindung‘. Bei uns findet sich derartiges ganz gewiss nicht. Für LohnFix-Anwender soll allein der Grund der Zufriedenheit mit dem Programm den Ausschlag geben.

Zeitpunkt für einen Programmwechsel?

  1. Jahresende ist der meist gewählte Zeitpunkt, um neu aufzusetzen. In diesem Fall ist im Alt-Programm bei der Abrechnung Dezember der Schalter ‚Programmeinsatz bis … ‚ zu aktivieren. Der Schalter ist in allen systemgeprüften Programmen vorhanden (LohnFix: Stammdaten, Firmenverwaltung, Sozialversicherung). Dadurch wird mit der Dezemberabrechnung eine Abmeldung erzeugt (mit Grund 36 ‚Wechsel des Entgeltsystems‘). Andernfalls wäre die Jahresmeldung zu erstellen, die mit der Januarbuchung erfolgt und damit das neue Programm voraussetzt, das eigentlich nicht weiter eingesetzt werden soll. Oder die Jahresmeldung würde mit SV-Net erstellt.Ähnlich bei der Lohnsteuerbescheinigung: in manchen Programmen ist die Bescheinigung nur mit der Programmfassung des Folgejahres möglich.
  2. Ein Programmwechsel ist auch unterjährig möglich:a) Im Altprogramm wird für den Zeitpunkt der Umstellung eine Abmeldung mit Grund 36, Softwarewechsel, generiert; in LohnFix erfolgt in der Firmenverwaltung die Einstellung ‚Einsatz ab …’b) oder die schon abgerechneten Monate Januar bis … werden in LohnFix erneut gebucht;c) oder die auf der Karteikarte ‚Betrieb‘, ‚Vortragswerte aus eigener Firma‘ eingegebenen Daten werden in die SV-Meldung einbezogen. Dies ist in der Firmenverwaltung einzustellen.

Schalter für Programmwechsel

In den Stammdaten sollte der Zeitpunkt eines Programmwechsels hinterlegt werden, damit für Meldungen dem Programm der Zeitpunkt bekannt ist, auf dem diese Meldungen aufsetzen:

  • Stammdaten,
  • Firmenverwaltung
  • Sozialversicherung
  • Schalter: „LohnFix im Einsatz ab“ … oder „LohnFix im Einsatz bis“ …

 

Unter welchen Betriebssystemen kann LohnFix eingesetzt werden?

Antwort siehe: Systemvoraussetzungen

Wie wird die Netto auf Brutto-Rechnung aktiviert?

Gehen Sie wie folgt vor: Drücken Sie in ‚LohnFix-Schnellauskunft ‘ den Schalter ‚Auszahlung‘ und geben Sie dann den Auszahlungsbetrag im Eingabefeld daneben ein.

Von dem hier eingegebenen Auszahlungsbetrag wird dann über die Abzüge zurückgerechnet auf den Bruttolohn.

Sie deaktivieren die Netto auf Brutto-Rechnung, indem Sie auf den Schalter ‚laufendes Brutto‘ klicken.

Die Berechnung wird in LohnFix auch in komplizierten Fällen durchgeführt, z.B. bei Vorliegen von Einmalzahlungen oder Firmenwagen.

Hinweis
Es kann mehrere Bruttolöhne geben, die zum gleichen Nettolohn führen. Das Programm wählt den niedrigsten Betrag.

 

In den Berichten fehlen die Zahlen zu …, die in der Verdienstabrechnung enthalten sind. Was läuft hier falsch?

In den Berichten und Auswertungen erscheinen nur die gebuchten Abrechnungen! Solange eine Verdienstabrechnung ‚Vorläufige Verdienstabrechnung‘ heißt, werden die Daten nicht in den Berichten aufgeführt.

Damit ist gewährleistet, dass die Berichte für Kassen und Finanzamt auf den tatsächlich gebuchten Abrechnungen beruhen.

Es werden keine Umlagenwerte errechnet. Was ist die Ursache?

Stellen Sie sicher, dass

a) unter ‚Stammdaten‘, ‚Firmenverwaltung‘, ‚Sozialversicherung‘ angegeben ist:

‚Betrieb nimmt am Umlageverfahren teil: ja‘

und dass angegeben ist,

ob bei U1 der hohe, mittlere oder niedrige Umlagensatz zur Anwendung kommt;

b) unter ‚Stammdaten‘, ‚Krankenkasse‘ die Felder ‚Umlagensätze‘ bei der betreffenden Kasse ausgefüllt sind. Bei U1 muss nur der Wert angegeben sein, der auch tatsächlich zur Anwendung kommt. Die beiden anderen Felder bei U1 haben dann für diese Firma keine Bedeutung.

Warum wird pauschale Kirchensteuer ausgewiesen, obwohl der Mitarbeiter konfessionslos ist?

Es handelt sich um die pauschale KiSt. Diese kann nur für den Betrieb als Einheit auf ‚landesüblicher‘ oder ‚indivieueller‘ KiSt-Pausch-Satz eingestellt werden. Diese Einstellung erfolgt unter Stammdaten, Firmenverwaltung, Sonstiges. Lesen Sie auch den Abschnitt in Kirchensteuer

Wie kann ich die pauschale Lohn- und Kirchensteuer auf eine Gruppenunfallversicherung abführen?

Die Gruppenunfallversicherung ist – wie der Name ‚Gruppe‘ sagt – eine globale Zusatzversicherung des Betriebes, nicht direkt mit der Lohnabrechnung eines einzelnen Mitarbeiters verknüpft.

Die pauschale Lohnsteuer auf eine Gruppenunfallversicherung (20%) wird vom Anwender separat als einfache Prozentrechnung ausgerechnet (keine SV-Beiträge). Indem der Wert dann bei der nächsten Lohnsteueranmeldung (Berichte I, Lohnsteueranmeldung) in das Eingabefeld ‚pauschale LSt‘ eingegeben oder es zu dem angezeigten Wert in diesem Feld hinzuaddiert wird, wird es dann entsprechend übertragen.

einfacher gehts nimmer

Auf der Lohnkarteikarte sind alle Eingabefelder gesperrt. Ich will aber einen Wert ändern. Wie kann ich die Sperrung aufheben?

Die Sperrung der Eingabefelder erfolgt, wenn

a) die Abrechnung ins Lohnkonto gebucht und damit ‚endgültig‘ wurde; oder

b) der Monat vor dem Eintritt oder nach dem Austritt liegt.

Aufhebung der Sperrung:

Sie kann im Fall a) nur aufgehoben werden über die Seitenansicht der Lohnabrechnung. Dort ist an die Stelle des Schalters ‚Abrechnung buchen‘ der Schalter ‚Abrechnung stornieren‘ getreten. Mit dem Storno werden die Eingabefelder wieder freigegeben.

Im Fall b) Änderung von Eintritts- oder Austrittsmonat, bzw. einen zutreffenden Monat wählen.

Auf der Gehaltsabrechnung sind 30-SV-Tage angegeben; wo muss ich das Datum speichern, damit sich die SV-Tage reduzieren?

Aktivieren Sie in auf der Karte ‚Urlaub, . . . ‘ als Grund der Abwesenheit: ‚Mutterschutz‘, dann klicken Sie auf die Kalendertage, um die Abwesenheitstage zu markieren. Dadurch wird die Zahl der SV-Tage reduziert.

Wie bekomme ich nun bei ‚U‘ (Unterbrechung) eine 1 rein?

Durch Mutterschutz wird die Zahl der Steuertage nicht reduziert, dadurch wird auch keine ‚U‘ aktiviert (es würde sonst automatisch erfolgen).

Der Mitarbeiter ist erkrankt. Was muss ich nach 42 Tagen Lohnfortzahlung im Kalender „Urlaub/Fehlzeiten“ eintragen? Wie ist abzurechnen?

An die Krankheit mit Lohnfortzahlung schließt sich bei einer SV-pflichtigen-Beschäftigung die Fehlzeit ‚Krankengeld‘ an. Wenn diese Fehlzeit für einen vollen Monat (vom 1. bis zum letzten Tag des Kalendermonats) eingegeben ist und während der Fehlzeit ‚Krankengeld‘ kein Entgelt gezahlt wurde (= Normalfall oder nur bis zu 50 Euro im Monat), erstellt das Programm automatisch eine Unterbrechungsmeldung.

Hinweis
bei Wiederaufnahme der Beschäftigung nach der Unterbrechung ist eine Anmeldung nicht vorgesehen / nicht vorzunehmen.

Was ist nach 42 Tagen Lohnfortzahlung im Kalender „Urlaub/Fehlzeiten“ einzutragen, wenn es sich um eine geringfügig Beschäftigte handelt? Wie ist abzurechnen?

Geringfügig Beschäftigte erhalten aus dieser Beschäftigung kein Krankengeld nach der Phase der Lohnfortzahlung. Die Fehlzeit entfällt und ebenso die Unterbrechungsmeldung. Da die Lohnfortzahlung ausgelaufen ist, geben Sie als Fehlzeit ‚Krankheit‘ ein, wobei die Eingabe dieser Fehlzeit nur der internen Information dient (sie muss nicht eingetragen sein). Der Arbeitsverdienst ist gleich Null und die Lohnabrechnung wird solange als ‚Nullabrechnung‘ gebucht, wie das Beschäftigungsverhältnis weiterbesteht, kein Austritt eingegeben ist.

Wie ist die Abrechnung zu erstellen, wenn der Mitarbeiter die Krankenkasse wechselt? Wie werden die SV-Meldungen erstellt?

In den Stammdaten wird die Einstellung für ‚Krankenkasse‘ und ‚Umlagenkasse‘ auf die neue Kasse eingestellt und dann die neue Abrechnung mit dieser neuen Kasse gebucht.

Mit dem Buchen des neuen Monats werden die Ab- und Anmeldung bei der jeweiligen Kasse automatisch erstellt. Ein Erstellen der Meldungen zu einem früheren Zeitpunkt als dem Buchen des neuen Monats ist nicht erforderlich und vom Ablauf her nicht möglich. Die Meldefrist für die SV-Meldungen beträgt 6 Wochen.

Wenn ich die Daten in den Stammdaten ändere, ändert sich das dann nicht für das gesamte Jahr?

Die Änderung in den Stammdaten wirkt sich nur auf alle folgenden Buchungen aus. Die Buchungen der Vergangenheit (incl. der jeweiligen Krankenkasse) sind im Lohnkonto abgelegt, das unverändert bleibt (nur über Storno könnte sich hier etwas ändern).

Wie ist die Abrechnung zu erstellen, wenn der normal beschäftigte Mitarbeiter mit Beginn des neuen Monats ‚geringfügig-beschäftigt‘ wird oder umgekehrt von ‚geringfügig-beschäftigt‘ in ‚fest-angestellt‘ wechselt?

Bei Wechsel des Rechtsverhältnisses zum Monatswechsel ist der ‚Vormonat‘ mit unveränderten Stammdaten zu buchen, ohne Austritt.

Folgemonat:

Die Abrechnung im darauf folgenden Monat wird mit den geänderten Stammdaten gebucht:

  • Krankenkasse neu einstellen,
  • SV-Schlüssel ändern
  • Personengruppen-Schlüssel ändern (im Beispiel von 109 auf 101 oder umgekehrt),
  • meist ändert sich auch der Tätigkeitsschlüssel
  • die Steuerklasse ist zu ändern,

Der Eintritt bleibt unverändert – kein neues Eintrittsdatum -, denn das Beschäftigungsverhältnis wird nahtlos weitergeführt.

Die SV-Ab- und Anmeldung wird mit dem Buchen des Monats mit den geänderten Stammdaten automatisch erstellt. Ein Erstellen der Meldungen zu einem früheren Zeitpunkt als dem Buchen des Folgemonats ist nicht erforderlich.

Hinweis
Wenn die Abrechnungen mit Austritt und Eintritt gebucht wurden, ist das kein Beinbruch. Es kann so stehen bleiben, sollte aber Ausnahme bleiben, weil das Beschäftigungsverhältnis nicht beendet wurde, sondern weiter besteht.

Wie ist die Abrechnung zu erstellen, wenn im Laufe eines Monats von ‚geringfügig beschäftigt‘ in ‚fest-angestellt‘ gewechselt wird (bzw. umgekehrt)?

Wenn sich ein Wechsel des Rechtsverhältnisses innerhalb eines Monats nicht vermeiden lässt, dann sind zwei Abrechnungen in diesem Monat für eine Person unumgänglich (weil eine Abrechnung zB nicht auf zwei SV-Schlüsseln aufgebaut sein kann). Zwei Abrechnungen herzustellen geht, indem einmal Austritt gewählt wird zur Abrechnung des auslaufenden Vertrages und die Person außerdem mit Eintritt neu angelegt und abgerechnet wird. Im nächsten Monat wird dann der nicht mehr aktuelle Personendatensatz deaktiviert.

Hinweis:

a)die Stammdaten können mittels ‚Kartei‘, ‚Export-XML‘ und ‚Import-XML‘ kopiert werden (die betreffende Person lässt sich beim Import auswählen).
b)‚Person duplizieren‘ unter ‚Optionen‘ ist für einen anderen Fall gedacht, in dem jemand in zwei Rechtsverhältnissen gleichzeitig beschäftigt ist, wie unter ‚a‘ bei diesem Schalter beschrieben z.B. normale Beschäftigung und gleichzeitig geringfügig beschäftigt (geht nur während spezieller Fehlzeiten).

Allen Komplikationen wird aus dem Weg gegangen, wenn der Wechsel des Beschäftigungsverhältnisses mit dem Monatswechsel zusammenfällt. In diesem Normalfall werden nur die Stammdaten abgeändert und die Lohnabrechnung im neuen Monat entsprechend gebucht. Die (Um-)Meldungen werden automatisch erzeugt, der eine und einzige Datensatz dieser Person enthält alle Lohninfos über alle Monate im Lohnkonto.

Was unterscheidet LohnFix von anderen Programmen?

Herkömmliche Programme orientieren sich an den überkommenen Abläufen: Programmierer setzen eins zu eins um, was ihnen aufgetragen wird – soweit, so gut. Dabei bleibt es nicht: In der Realität werden aus einer gesetzlichen Auflage durch die zusätzlichen Zwänge der EDV zwei oder mehr Vorgaben für den Endanwender. Und ja: Herkömmliche Programme wünschen sich geradezu Regelungen (‚Gesetzes-Ware‘), sie schaffen selbst eine Welt von Regelungen (‚System-Registrierung‘, Firewall, Trust-Center-Authentifizierung … ), sie sind zu bezahlende Regelung.

Dies ist das ‚Elend der Programmierung‘, mögen die Ergebnisse noch so verheißungsvoll daherkommen.

Unser Auftrag lautet:

‚Programmierer haben die Welt immer
nur verschieden i n t e r p r e t i e r t;
es kommt aber darauf an,
sie z u v e r ä n d e r n.‘ *

*wie Karl Marx in Bezug auf die Philosophen zu sagen pflegte,
als es noch keine Programmierer gab.

Was heißt das konkret?

a)Abläufe und Vorgaben werden nicht unbesehen und begeistert übernommen, sondern möglichst auf einen Prüfstand gestellt: Kann das, was ‚als Auflage neu eingeführt wird‘ oder ‚was schon immer so war‘, anders, kürzer, mit weniger Eingaben, kurz: besser umgesetzt werden?Auch wenn der Spielraum seitens der Vorgaben eng ist, kleine Fortschritte an vielen Stellen führen am Ende zu einer messbaren Reduktion an Komplexität.
b)Buchführung ist ein traditioneller, veränderungsarmer Bereich. Über die Wehrlosen in diesem Bereich ist die EDV irgendwann hereingebrochen, sie hat die Abläufe beschleunigt, sie hat die Eingaben vervielfacht, sie hat die Informationen zu einem Strom anwachsen lassen, aber nie und nichts wurde einmal reduziert.** Hier ist das weitgehend unbestellte Feld an Rationalisierung, in dem sich die Fix-Programme ansiedeln und Komplexität reduzierend wirken – oder nicht sein sollen und nicht sein wollen.**) um dem evtl. Vorwurf der Ungenauigkeit vorzubeugen: Papier ist in der Tat weniger geworden. An die Stelle dieses Datenträgers ist das ca. 99-fache an elektronischen Daten und Meldungen getreten. Zu erkennen ist die Zunahme des Volumens auch daran, dass sich die übermittelten Daten auf Empfängerseite nur noch elektronisch-maschinell auswerten lassen.
c)LohnFix verwendet möglichst wenig Drittkomponenten. Dies gibt uns die Flexibilität, knappe und dennoch passende Abläufe zu realisieren. LohnFix-Abläufe sind überschaubarer, damit weniger anfällig für Störungen, damit eine Erleichterung des Lebens für den Anwender.

Fazit
Als eine Revolution in der Welt der Anwendungen verstehen wir uns nicht, aber als eine Replikation des Bestehenden (‚lex‘) würden wir dem Anspruch nicht genügen, den wir an unsere Arbeit stellen. Wir wollen die Evolution von Software in die richtige Richtung sein (‚fix‘).

Das unterscheidet LohnFix von allen anderen Programmen.