Technischer Ablauf der Übertragung

1. Vorbereitung

a) Eine gültige Absender-E-Mail-Adresse ist erforderlich, die unter ‚Einstellungen‘ in MeldeFix hinterlegt wird. Eine falsche Absender-eMail-Adresse führt dazu, dass die Daten vom LohnFix-Server nicht weitergeleitet werden, sondern zur manuellen Bearbeitung liegen bleiben. Im ungünstigsten Fall kann der Absender nicht ermittelt werden.

b) Die einbezogenen Firmen werden mit ‚Firma hinzufügen‘ ausgewählt. Die gewählte Einstellung bleibt beim Schließen von MeldeFix für den nächsten Aufruf erhalten.

c) Die eMail-Adresse des Rechenzentrums wird von LohnFix automatisch gesetzt.  Die E-Mails werden an voreingestellte Rechenzentren gesandt und von diesen an die Krankenkassen weitergeleitet.

 

2. Datensatz anstossen und senden

2.1Sie erzeugen auf Knopfdruck ‚1‘ die eMail-Datensätze für die Nachweise oder SV-Meldungen, die im MeldeFix-Fenster angezeigt werden. Adresse, Betreff und Text der eMail folgen den Vorgaben der Kassen. Die Anlagen tragen eine fortlaufende Nummerierung, die von LohnFix automatisch erzeugt wird (funktioniert auch im Netzwerk!). Test-eMails werden in die fortlaufende Nummerierung nicht einbezogen.
2.2Mit dem nächsten Knopfdruck ‚2‘ Versand der eMail an die Rechenzentren werden die Datensätze gesammelt übertragen.

Annahmebestätigung

Bei erfolgreichem Versand der eMail wird von dem jeweiligen Rechenzentrum (nicht von der jeweiligen Kasse) nach wenigen Minuten eine Annahmebestätigung an die Absenderadresse gesendet. Diese Annahmebestätigungs-Nachricht enthält ein alphanumerisches Kennzeichen zur Identifikation der eMail bei eventuellen Rückfragen.

Hinweis:

Arbeitgeber können auf Antrag u.U. von der Anforderung zur fortlaufenden Nummerierung ihrer eMails (die je Kassenrechenzentrum zu erfolgen hat) befreit werden.

Da LohnFix die fortlaufende Nummerierung je Zählzentrum automatisch durchführt – auch im Netzwerk und mit mehreren Mandanten -, kann diese Option unberücksichtigt bleiben.

Mit MeldeFix werden die Daten über einen LohnFix-Meldeserver weitergeleitet – ein Weg, der dem LohnFix-Anwender viel Arbeit spart, weil eine Reihe von EDV-Aufgaben auf der Ebene des Meldeservers erledigt werden, die sonst der Anwender durchführen müsste. Diese Datenlieferung an den Meldeserver erfolgt mit einem sicheren, verschlüsselten Verfahren (SSL).

 

Ablauf: In LSt-Anmeldung, LSt-Bescheinigung oder Kassennachweis werden die Daten ‚für den Versand mit MeldeFix gespeichert‘.

Die für den Versand gespeicherten Daten finden sich im Postausgang von MeldeFix, hier wird der Versand angestossen.

 

Der Startknopf für MeldeFix befindet sich in LohnFix unter ‚Abschlussübersicht‘. Es werden die Daten der Firmen aus der Firmenverwaltung geladen, die Daten werden ggfs. nach Empfänger-Rechenzentren zusammengefasst.

 

Eine gültige eMail-Adresse des Absenders ist für den Ablauf von MeldeFix unerlässlich (unter ‚Einstellungen‘ einzugeben). Dies deswegen, weil die Daten sonst nicht lieferbar sind und zweitens der Absender bei einer falschen Absender-eMail-Adresse nicht oder nur sehr aufwändig festgestellt und über die Nicht-Lieferung informiert werden kann.

 
MeldeFix ist weitgehend selbsterklärend.  Nachfolgend Antwort zu einigen Fragen:

Frage 1:  MeldeFix sagt: Zur Firma XYZ.dat wurden keine Daten gefunden.

Antwort: Kassennachweis: diese stehen bereit, sobald ein Nachweis in LohnFix unter ‚Kassennachweis 2006‘ für den Versand mit MeldeFix gespeichert wurde. Es müssen keine Buchungen vorliegen und der Monat muss nicht abgeschlossen sein!  Grund: für die Schätzwerte sind nur die Vormonatswerte erforderlich.

SV-Meldungen setzen Buchungen im Lohnkonto voraus mit Meldegründen wie An- und Abmeldung, Jahresmeldung usw. Abmedlung: Beachten Sie bitte, dass beim Buchen das Austrittsdatum eingegeben ist. Eine spätere Eingabe in den Stammdaten löst keine Meldung aus, sondern nur das Buchen.

 

Frage 2: Unter ‚Einstellungen‘ erhalte ich das blaue Bild ‚Einstellungen für Datenlieferung‘ mit leeren Eingabefeldern. Da müßte ich noch Firma, Straße, PLZ, Ort, Tel., eMail-Adresse, Ansprechpartner und Betriebsnummer ausfüllen. Warum und wozu?

Antwort: Die SV-Übertragungen verlangen die Angabe des physikalischen Absenders (es ist Teil der vorgeschriebenen Mandantenfähigkeit).  Der physikalische Absender / Datenlieferant kann, muss aber nicht die datenverursachende Firma sein. Wenn also ein Steuer- oder Buchführungsbüro die Daten sendet, dann ist deren Adresse hier anzugeben.

 

Frage 3: Und wenn das Beratungsbüro keine Betriebsnummer hat?

Antwort: das Büro muss sich eine Betriebsnummer geben lassen . . .  Für Vergabe und Pflege der Betriebsnummern ist bundesweit die Zentrale Betriebsnummernstelle der Bundesagentur für Arbeit in Saarbrücken zuständig. Die Postanschrift lautet: Eschberger Weg 68, 66121 Saarbrücken; Telefonnummer: 0180 1 664466, E-Mail-Adresse: betriebsnummernservice@arbeitsagentur.de

 

Frage 4: da steht dann auch nur eine Betriebsnummer drin, obwohl ich für zwei Firmen melden muss?

Antwort: Sie können für mehrere Firmen senden. Als Absender der Daten kann aber nur eine Betriebsnummer genommen werden, die im Eingabefenster ‚Einstellungen‘ einzutragen ist. Diese Betriebsnummer kann eine der Firmenbetriebsnummern sein (wenn eine der Firmen für die andere meldet) oder die des Beratungsbüros. Im Datensatz selbst steht die Nummer der datenverursachenden Firma, in den übrigen Sendedaten auch die Betriebsnummer des Absenders.

 

Frage 5: ich habe die Nachweise schon per eMail oder nochmal auf Papier versandt. Wie kann ich verhindern, dass sie mit MeldeFix nochmal versendet werden?

Antwort: Der Versand der automatisch für MeldeFix bereitgestellten Nachweise kann verhindert werden, indem der Sendestatus verändert wird. In der Seitenansicht des Kassennachweises (Anmerkung: ab 2006 werden Nachweise nur noch über MeldeFix versandt) in die Ecke rechts unten klicken (verschieden farbiges Rechteck). Die Änderung des Sendestatus kann in beide Richtungen vorgenommen werden.

 

Frage 6: Können die Lohnkarteien verschiedener Firmen in verschiedenen Windowsordnern liegen? Wie kann ich den Kassenpfad ändern?

Antwort: Ja, die Ordner der Lohnkarteien können beliebig sein, die Daten werden aus den verschiedenen Herkunftsordnern geholt. Der Herkunftsweg wird beim Schließen von MeldeFix gespeichert, damit er beim nächsten Aufruf nicht neu eingestellt werden muss.

Als einheitlicher Kassenpfad wird derjenige verwendet, der auch in LohnFix verwendet wird.

 

Frage 7: Wie kann ich Erstattungsanträge per MeldeFix versenden, welcher Schritt wird hierzu benötigt?

Antwort: elektronische Erstattungsanträge sind generell nicht möglich, es soll ab 2007 eingeführt werden.

 

Frage 8: Die Datenübertragungen an die Krankenkassen funktionieren nicht. Bei jeder Übertragung findet das Programm keine Online-Verbindung, obwohl ich Online bin. Ich habe alle möglichen Konstellationen bei den Programmeinstellungen zur Datenübertragung ausprobiert, aber nichts geht. Kann das an AOL liegen?

Antwort: AOL verwendet aus Sicherheitsgründen bestimmte Konfigurationen. Diese müssen aktiviert werden, um eine eMail aus LohnFix über AOL versenden zu können.

Wählen Sie daher bitte:

 ‚Stammdaten‘

 Einstellungen für Datenübertragung

 eMail

Hier aktivieren Sie nun:

 Emails über einen anderen Provider senden

Sie erhalten mehrere Eingabefelder, die von Ihnen mit den AOL Zugangsdaten auszufüllen sind.

Benutzername:        der Benutzername für Ihren AOL-‚eMail-Briefkasten‘

Passwort:                Ihr Passwort für diesen Briefkasten

In der letzten Zeile ‚SMTP-Server‘ ist einzugeben:

                 smtp.aol.com     und im Kästchen rechts die Port-Ziffer: 587